Кросс-функциональная блок-схема

Когда речь идет о визуальной иллюстрации ролей сотрудников отдела или нескольких отделов в организации для выполнения критически важных процессов, обычные блок-схемы не могут полностью служить этой цели. Вот где кросс-функциональная блок-схема вступает в игру, которая не только показывает задачи, которые необходимо выполнить, но также изображает отдел или персонал, которым поручено выполнить работу.

Основная цель кросс-функциональной блок-схемы — проиллюстрировать количество отделов или людей, участвующих в достижении конкретной цели, будь то производство продукта, разработка программы или даже обучение.

Одним из основных преимуществ такой диаграммы является то, что она дает полное представление о процессе или нескольких процессах с одного взгляда, без необходимости аналитикам или административному персоналу просматривать длинные предложения, что им пришлось бы делать в отсутствие иллюстраций.

Если говорить кратко, кросс-функциональная блок-схема упрощает для руководства анализ всего рабочего процесса и вовлеченных в него людей. Это в дальнейшем помогает им оценить текущие и будущие потребности в рабочей силе, тем самым давая достаточно времени для подготовки к найму для повышения производительности.

Например, если организация планирует начать производство ноутбуков, наличие хорошо составленной кросс-функциональной блок-схемы позволяет администраторам увидеть, сколько отделов потребуется для производства качественной машины и сколько людей должно быть в каждом отделе, чтобы процесс проходил безупречно.

Насколько я видел, между ними нет существенной разницы. Фактически, диаграммы развертывания и кросс-функциональные блок-схемы кажутся двумя синонимами одной и той же концепции, иначе называемой в одной статье «Картой процесса». Диаграмматически диаграммы развертывания мне больше напоминают диаграммы активности UML с дорожками (если вы знакомы с UML, вы сразу поймете, что я имею в виду). Другими словами, диаграммы развертывания — это блок-схемы, которые сосредоточены на показе «кто какую деятельность выполняет». Я встречал определение, которое гласит: «Диаграмма развертывания показывает фактический поток процесса и определяет людей или группы, участвующих на каждом этапе.

Этот тип диаграммы показывает, где люди или группы вписываются в последовательность процесса и как они соотносятся друг с другом на протяжении всего процесса». Я также встречал статью, которая определяет оба понятия как одно и то же: «Карта процесса — также известная как кросс-функциональная блок-схема или диаграмма развертывания — является превосходным инструментом для четкого отображения потоков процессов через организационные границы и выявления задержек, повторяющихся шагов, чрезмерных точек контроля, специализированных задач и потенциальных точек сбоя процесса». Поэтому я считаю разумным утверждать, что кросс-функциональные диаграммы и диаграммы развертывания относятся к одной и той же концепции.

Процесс может быть поучительным, но в то же время шокирующим опытом. Процессы обычно развиваются со временем по мере изменения людей и условий ведения бизнеса. Результатом являются ненужные уровни сложности и проверки. Вашей первой реакцией может быть: «Действительно ли мы это делаем?»

Вашей второй реакцией будет исправление процесса. Вот список того, на что следует обратить внимание: Шаги, не добавляющие ценности. Оспаривайте каждый шаг процесса. Спросите себя: «Какую ценность добавляет это действие? Важно ли это нашему клиенту?» Объедините, упростите или устраните действия, которые не вносят вклад в ценность.
Избыточные точки контроля. Проверки и одобрения руководителя не всегда добавляют ценность. Они развиваются в первую очередь из-за недостатка доверия к процессу. Устраните шаги контроля, которые не являются критическими для качественных результатов.

Избыточные передачи. Каждый раз, когда процессные действия переходят от одного участника к другому, существует вероятность задержки или недопонимания. Попробуйте организовать работу так, чтобы каждый участник становился больше универсалом и меньше специалистом. Это уменьшит сложность множественных передач.

Специализация задач. Обработка на конвейере уступает место ячеистым моделям организации рабочих групп или команд, как на заводском цехе, так и в административных офисах. Информация течет быстрее, с меньшими искажениями, улучшая как качество, так и скорость работы. Консолидируйте задачи, где это возможно.

Как упоминалось ранее, кросс-функциональная блок-схема помогает руководству оценить, какой отдел должен выполнять какую роль для завершения процесса. На еще более детальном уровне диаграмма также говорит об ответственности каждого человека, вовлеченного в работу. Поэтому перед началом подготовки кросс-функциональной диаграммы вы должны:

• Знать конечный результат

Взяв обсуждавшийся ранее пример, если вы планируете запустить завод по производству ноутбуков, необходимо знать, какой тип ПК вы хотите предложить конечным пользователям в конце дня.

• Понимать вовлеченные шаги

Следующее, что должно быть на вашем столе — это черновой план, указывающий шаги, которые должны быть вовлечены в выполнение работы.

• Распределенные обязанности

С правильной оценкой шагов ищите способы упростить процессы путем распределения задач между несколькими отделами. Это помогает сотрудникам сосредоточиться только на одной цели для обеспечения качественного производства, а не быть перегруженными несколькими обязанностями.

• Бюджет

Это, вероятно, самая важная часть всего процесса, поскольку она помогает вам оценить, сколько людей вы можете задействовать, сколько еще сотрудников вы можете нанять или даже сколько из них должны быть назначены в другой отдел для бесперебойного производства.

• Эффективный инструмент для рисования

Прошли те времена, когда люди рисовали диаграммы и графики на диаграммной бумаге, используя маркеры и фломастеры. С развитием цифровой эры, где большинство вещей делается на компьютерах и умных устройствах, становится чрезвычайно важным выбрать эффективный инструмент для создания диаграмм, такой как Wondershare EdrawMax, чтобы ускорить подготовку безошибочной кросс-функциональная блок-схема которую можно просматривать на экранах и даже делиться онлайн или распечатывать для справки.

С учетом вышеуказанных пунктов вы можете сразу приступить к созданию кросс-функциональная блок-схема.

Основная цель этого шаблона — помочь вам создать диаграмму взаимосвязи между бизнес-процессом и ответственной стороной. Edraw поддерживает как горизонтальные, так и вертикальные кросс-функциональные блок-схемы.

Бесплатно скачать программное обеспечение для блок-схем и просмотреть все примеры

Когда говорят об EdrawMax, он поддерживается всемирно признанным и надежным брендом, таким как Wondershare. Кроме того, EdrawMax не только способен рисовать кросс-функциональная блок-схема но также может использоваться в различных других отраслях, таких как строительство, разработка программного обеспечения, машиностроение, компьютерные сети, маркетинг, организационная иерархия и т. д.

После загрузки и установки Wondershare EdrawMax на ваш компьютер вы можете следовать пошаговым инструкциям, приведенным ниже, чтобы нарисовать простую или даже сложную кросс-функциональную диаграмму:

Шаг 1: Выберите шаблон для начала

Запустите EdrawMax на вашем компьютере (здесь для иллюстрации используется Windows 10 PC), нажмите Блок-схема из панели категорий слева и нажмите Кросс-функциональная вертикальная or Кросс-функциональная горизонтальная категорию шаблона в верхнем ряду в правом окне. Из нижней части окна нажмите, чтобы выбрать предпочитаемый шаблон в соответствии с вашими потребностями. Примечание: Вы можете выбрать любой шаблон, который вам нравится, а затем переименовать его поля в соответствии с вашим типом отрасли.

Шаг 2: Настройте шаблон

Когда откроется шаблон диаграммы, дважды щелкните любое из доступных текстовых полей или заголовков столбцов на холсте (рабочем пространстве) и измените текст, чтобы наилучшим образом соответствовать вашим требованиям. Вы также можете перетаскивать дополнительные фигуры из библиотеки слева на холст и размещать их в предпочитаемом месте, чтобы сделать диаграмму более информативной. Инструменты на правой панели можно использовать для форматирования и оформления фигур после их выбора на холсте.

Шаг 3: Сохраните и экспортируйте блок-схему

После того, как кросс-функциональная блок-схема успешно создана, вы можете нажать Сохранить иконку на панели быстрого доступа вверху, чтобы сохранить файл проекта EdrawMax на вашем ПК. Для распространения и обмена вы можете нажать на Дополнительно опцию на иконке Экспорт и выбрать предпочитаемый формат для экспорта блок-схемы.

Хотя создание кросс-функциональная блок-схема просто, если у вас есть четкое представление о том, что вы хотите, несколько профессиональных советов, перечисленных ниже, безусловно, помогут вам создать лучший, хорошо детализированный дизайн.

• Запишите ключевые элементы на листе бумаги и держите лист под рукой для справки при рисовании кросс-функциональная блок-схема
• Правильно обозначайте заголовки столбцов и фигуры
• Добавляйте комментарии к фигурам везде, где это необходимо, чтобы указать, что или кого они представляют и какая роль им назначена
• Не стесняйтесь добавлять столько фигур, сколько хотите, чтобы сделать диаграмму настолько детальной, насколько это возможно
• Убедитесь, что экспортируете блок-схему в наиболее приемлемый формат, и также сохраните файл EdrawMax на случай, если вы захотите внести некоторые изменения в диаграмму в будущем

Несмотря на то, что почти все о кросс-функциональная блок-схема было рассмотрено в вышеуказанных разделах, использование примера для еще большего прояснения не помешает. Не так ли?

Приведенная выше диаграмма показывает весь процесс заказа еды в ресторане. Как вы можете заметить, на первом этапе клиент входит в помещение и делает заказ. Вторая дорожка диаграммы предназначена для официанта, где он/она принимает и подтверждает заказ, а затем передает сообщение повару, который на диаграмме занимает место на третьей дорожке. Повар начинает готовить, и по завершении передает еду официанту, который в свою очередь подает блюдо клиенту. Затем клиент производит оплату, официант собирает ее и рассчитывает счет, после чего процесс заканчивается.

Приведенная выше диаграмма красиво нарисована и подробно описывает весь процесс заказа и оплаты с одного взгляда, тем самым хорошо выполняя свою цель.

В зависимости от масштаба организации, в соответствии с количеством процессов, которые она выполняет, и типа бизнеса, которым она занимается, может быть одна кросс-функциональная блок-схема или много. Хотя подготовка приличной диаграммы может быть выполнена вручную, настоятельно рекомендуется использовать эффективный инструмент, такой как Wondershare EdrawMax, поскольку он помогает в подготовке безошибочной диаграммы за сравнительно гораздо меньшее время.