В мире управления бизнесом знание того, как работает компания, важно для продуктивной командной работы и достижения целей. Именно здесь организационные схемы, иногда называемые организационными диаграммами, приобретают особое значение. Эти графические представления служат своего рода дорожной картой, показывая роли, линии подчинения и иерархическую структуру организации.
Представьте, насколько запутанно и затратно по времени было бы пройти лабиринт без карты. Точно так же ориентироваться в структуре организации, не обладая полной картиной, может быть столь же неприятно. Организационные схемы предоставляют важную визуальную опору, демонстрируя распределение полномочий, каналы коммуникации и связи между различными командами и отделами.
Это руководство по организационным схемам поможет вам понять что такое организационная схема, независимо от того, являетесь ли вы опытным профессионалом, стремящимся расширить свои познания в области организационных структур, или новичком, только вступающим в корпоративный мир.
В этой статье
- Что такое оргсхема?
- История организационной схемы
- Некоторые распространённые типы оргсхем
- Зачем использовать организационную схему?
- Преимущества и недостатки организационных схем
- 5 примеров организационных схем
- Как создать организационную схему?
- Советы по созданию эффективных и понятных организационных схем
Часть 1. Что такое организационная схема?
Организационная схема, часто называемая оргсхемой, — это визуальный инструмент, который показывает внутреннюю иерархию персонала компании. Ее целью является обращение внимания на людей и роли, составляющие каждое подразделение компании. Эти люди легко узнаются по рамкам, содержащим их контактные данные. Различные части связаны между собой ломанными линиями, подобно диаграмме UML.
Основная цель организационной схемы — визуализировать иерархию, организационную структуру, а также различные отделы и обязанности, составляющие компанию. Тем не менее, организационная схема — это не просто красивая заготовка. Ее задачи — показывать важные сведения о должностях сотрудников и общей рабочей культуре, а также наглядно представлять иерархические отношения между сотрудниками внутри организации.
Несмотря на широкое применение, оргсхемы могут быть использованы для структурирования одного отдела или команды. Организационные схемы полезны для понимания ролей, которые необходимо заполнить, и того, как эта должность будет связана с отделом, особенно в процессе найма.
Часть 2. История организационной схемы
Концепция визуального представления организационных структур уходит корнями в древние цивилизации: примеры этого можно найти в египетских иероглифах и римских военных построениях. Однако современная организационная схема, в том виде, в каком мы её знаем сегодня, появилась в середине XIX века.
В 1855 году шотландско-американский инженер Даниэль МакКаллам, главный управляющий железной дороги Нью-Йорка и Эри, разработал то, что считается первой современной организационной схемой.
Схема МакКаллама подробно описывала сложную организационную структуру железной дороги, показывая отношения подчинённости между различными отделами и должностями.
Организационные схемы начали набирать популярность в начале XX века по мере роста бизнеса и усложнения компаний. Промышленные инженеры, отвечавшие за повышение эффективности и производительности, рассматривали организационные схемы как полезный инструмент для понимания и оптимизации структуры организации.
В 1914 году инженер-консультант Уиллард С. Бринтон опубликовал свою книгу "Графические методы представления фактов", в которой была отдельная глава, посвящённая организационным схемам. Бринтон выступал за более широкое использование организационных схем, утверждая, что они могут помочь компаниям "визуализировать и лучше понять свою организацию".
Часть 3. Некоторые распространённые типы организационных схем
Вот виды организационных схем:
1. Иерархические организационные схемы
Иерархические организационные схемы — самый распространённый тип организационной схемы. Они демонстрируют структуру в виде пирамиды: с генеральным директором или президентом на вершине и сотрудниками низшего звена в основании. Такой тип схемы отображает отношения подчинённости между должностями в традиционной вертикальной структуре.
ниже. 
ниже. 
2. Матричные организационные схемы
Матричные организационные схемы показывают, как сотрудники подчиняются нескольким руководителям в матричной организационной структуре. Такой тип схемы часто используется в проектно-ориентированных организациях, которым необходима кросс-функциональная кооперация.
3. Плоские организационные схемы
Плоские организационные схемы демонстрируют более децентрализованную структуру организации — с меньшим количеством уровней управления и большим количеством кросс-функционального взаимодействия. Этот тип схемы часто используется в организациях, стремящихся быть более гибкими и отзывчивыми к изменениям.
4. Сетевые организационные схемы
Сетевые организационные схемы показывают отношения между различными отделами и командами. Такой тип схемы часто используется для выявления потенциальных областей для сотрудничества и коммуникационных узких мест.
Часть 4. Зачем использовать организационную схему?
Организационные схемы исторически использовались в основном отделом кадров, руководителями бизнеса и новыми сотрудниками. Отдел кадров часто отвечает за обновление организационной схемы в случае новых наймов, кадровых перестановок и увольнений сотрудников.
Другие подразделения компании знают, к кому обратиться при необходимости получить организационную схему. Руководители бизнеса используют организационные схемы для различных целей, включая презентации, расчет численности сотрудников и выявление потенциальных возможностей для перевода на другие должности.
Организационная схема может стать для нового сотрудника спасательным кругом, помогая ему запомнить имена и должности и лучше понять своё место в иерархии компании.
Организационная схема может стать неоценимым инструментом для новых сотрудников, стремящихся узнать, кем на самом деле являются люди, которых они видят ежедневно. Доступ к именам, фотографиям, профессиональным и личным профилям коллег полезен для каждого сотрудника.
Часть 5. Преимущества и недостатки организационных схем
Давайте рассмотрим преимущества и недостатки использования организационных схем:
Преимущества организационных схем
- Упрощает коммуникацию
- Помогает в принятии решений
- Сообщайте сотрудникам об изменениях
- Помогайте новым сотрудникам понять структуру
- Выявляйте конфликты и неэффективность
Минусы организационных схем
- Они могут чрезмерно упрощать организационную структуру.
- Они могут способствовать укреплению иерархий.
- Их можно неправильно истолковать.
Часть 6. 5 примеров организационных схем
Посмотрите на следующие примеры организационных схем:
Пример 1
Эта организационная схема обеспечивает наглядное представление структуры групп, проектов и связей отчетности между ними. Диаграмма организована таким образом, чтобы создавать связи между внутренним владельцем проекта и внешними агентствами для поддержания визуальной связи и лучшего понимания процесса.
Менеджеры проектов могут использовать эту организационную схему для наглядной организации деталей своих процессов управления проектами.
Пример 2
Эта организационная схема предоставляет визуальное представление структуры корпорации, отображая основные подразделения и связи отчетности между ними. Диаграмма организована по принципу сверху вниз, где Генеральный директор (CEO) находится на вершине, а сотрудники низшего уровня — внизу.
Чтобы сделать ее более креативной, вы также можете добавить изображения людей вместе с их именами на каждом уровне.
Пример 3
Эта организационная схема иллюстрирует структуру иерархии маркетингового отдела, включая функции, которые выполняет каждый сотрудник. Многие отделы по всей компании могут использовать эту организационную схему для создания наглядного представления иерархии своего отдела.
Пример 4
Если вы хотите наглядно представить структуру всей компании, эта организационная диаграмма может быть полезна. Она предоставляет вам пространство для добавления информации обо всех отделах компании, включая IT, дизайн, продажи и другие.
Стартапы малого бизнеса могут использовать этот шаблон организационной диаграммы и разработать иерархию своей компании.
Пример 5
Структура этой организационной диаграммы минималистична: несколько сотрудников подчиняются одному менеджеру в организации, а затем эти менеджеры подчиняются генеральному директору. Если вы хотите сохранить все просто, этот шаблон организационной диаграммы вам отлично подойдет.
Часть 7. Как создать организационную диаграмму?
Создание организационной диаграммы(организационной диаграммы) может быть полезным упражнением для понимания и передачи структуры организации. Существует множество программ и онлайн-инструментов, которые помогут вам создать организационные диаграммы, но вы также можете сделать это вручную с помощью простых инструментов для рисования или от руки. Вот пошаговый процесс того, как создать организационную диаграмму:
Шаг 1: Соберите информацию и определите структуру
Перед созданием организационной диаграммы соберите информацию о структуре организации, включая должности, отделы и подчинённость. Эту информацию можно получить из организационных документов, интервью с руководителями или посредством прямого наблюдения.
Когда у вас будет необходимая информация, определите организационную структуру, которую хотите отразить. Установите уровни иерархии, основные отделы или подразделения, а также структуру подчинённости между должностями.
Шаг 2: Подготовьте инструменты для рисования
Выберите тот, который соответствует вашему уровню комфорта и предпочтениям. Вы можете использовать простые инструменты для рисования, такие как Microsoft Paint или Google Drawings, либо более продвинутые векторные графические редакторы, такие как Adobe Illustrator или Inkscape.
Затем, создайте новый документ или файл в выбранном вами инструменте для рисования. Установите размер страницы и ориентацию в соответствии с размером и макетом вашей организационной диаграммы.
Шаг 3: Создайте базовую структуру
Нарисуйте прямоугольники или другие фигуры, чтобы обозначить каждую должность или отдел на организационной диаграмме с помощью инструмента рисования. Отрегулируйте размер и расположение фигур, чтобы сохранить последовательный и визуально привлекательный вид.
Используйте инструмент линий, чтобы соединить прямоугольники, представляющие должности или отделы, в соответствии с подчинённостью. Используйте разные стили или цвета линий, чтобы различать уровни иерархии.
Шаг 4: Добавьте подписи и детали
Добавьте метку внутри каждой коробки или фигуры, чтобы обозначить позицию или отдел, который она представляет. Используйте единый стиль и размер шрифта для удобочитаемости.
В зависимости от ваших потребностей, вы можете добавить дополнительные сведения в организационную схему, такие как имена сотрудников, контактную информацию или конкретные обязанности для каждой позиции.
Шаг 5: Форматирование и улучшение
Отрегулируйте стили шрифтов, размеры и выравнивание текстовых меток, чтобы они были четкими, единообразными и привлекательными.
Используйте разные цвета, стили линий и формы, чтобы различать отделы, уровни иерархии или другие важные различия. Рассмотрите возможность добавления границ, теней или других графических элементов для повышения визуальной привлекательности.
Шаг 6: Проверка и доработка
Посмотрите на организационную схему со стороны и проверьте её на точность и ясность. Убедитесь, что структура и взаимосвязи отображены правильно, а подписи легко читаются и понятны.
Внесите все необходимые изменения в макет, форматирование или визуальные элементы, чтобы улучшить общий вид и читаемость организационной схемы.
Шаг 7: Сохранение и обмен
В зависимости от ваших потребностей и предпочтений для обмена сохраните организационную схему в подходящем формате, таком как PNG, JPG или SVG.
Поделитесь организационной схемой с соответствующими заинтересованными сторонами, такими как сотрудники, менеджеры или внешние партнеры, чтобы эффективно донести структуру организации.
Помните, что организационная схема — это динамическое представление структуры организации, и ее следует регулярно обновлять, чтобы отражать любые изменения в должностях, отделах или подчинении.
Часть 8. Советы по созданию эффективных и простых для понимания организационных схем
Организационные схемы (org charts) помогают визуализировать и передавать структуру организации. При правильном проектировании они могут улучшить коммуникацию, способствовать принятию решений и способствовать лучшему пониманию ролей и обязанностей в организации.
Определение цели и области применения
Перед созданием организационной схемы важно определить ее цель и область применения. Продумайте, кто будет пользоваться схемой и какая информация им необходима. Адаптируйте схему под их конкретные потребности и уровень понимания.
Четко определите цель организационной схемы — будь то отображение общей структуры, информирование о конкретных изменениях или предоставление подробной информации о конкретных должностях.
Сбор точной и актуальной информации
Точная и актуальная информация важна для создания надежной и значимой организационной схемы. Проверяйте подчиненность у менеджеров или сотрудников HR, чтобы схема отражала фактическую структуру организации. Поддерживайте актуальность имён сотрудников, их должностей и контактных данных для сохранения точности и значимости схемы.
Выбор подходящего макета и формата
Макет и формат организационной схемы должны эффективно передавать иерархию организации и быть визуально привлекательными. Выберите макет, который соответствует структуре организации. Для традиционной вертикальной структуры подходит вертикальное расположение.
Для матричной структуры более уместен макет на основе сетки. Поддержание равномерного расстояния между блоками или фигурами создает сбалансированную и организованную схему.
Использование четких и последовательных обозначений
Четкие и последовательные обозначения повышают читаемость и восприятие организационной схемы. Обозначьте каждый блок или фигуру соответствующей должностью или названием отдела. Используйте четкие и единые стили и размеры шрифта для облегчения чтения.
Рассмотрите возможность добавления в схему дополнительных сведений, таких как имена сотрудников, контактная информация или краткое описание обязанностей, если это уместно.
Улучшение визуальной привлекательности с помощью элементов дизайна
Добавьте элементы дизайна, чтобы повысить визуальную привлекательность организационной схемы, не жертвуя ее ясностью. Используйте различные цвета, формы или стили линий, чтобы визуально разграничивать уровни иерархии.
Используйте цветовое кодирование для группировки связанных отделов или выделения отдельных ключевых областей внутри оргсхемы. Выберите разборчивый шрифт, который гармонирует с общим дизайном.
Проверка и доработка для ясности
Проверьте и доработайте организационную схему, чтобы убедиться, что она остается точной, понятной и визуально привлекательной. Посмотрите на схему со стороны, чтобы определить области, требующие улучшения.
Получите отзывы от коллег или заинтересованных сторон, чтобы получить разные точки зрения. На основании отзывов и вашей оценки скорректируйте макет, форматирование и визуальные элементы.
EdrawMax десктопEdrawMax Онлайн
