Зачем использовать организационные диаграммы?

В средних и крупных бизнес-предприятиях почти каждый сотрудник должен знать свой ранг и быть осведомленным о своем руководителе в иерархии, чтобы обеспечить бесперебойную работу. Именно здесь важность организационной схемы может быть лучше понята.

С учетом вышесказанного, здесь вы узнаете, что такое организационная схема, каковы преимущества организационных схем и какие типы организационных схем наиболее распространены на практике.

An организационная схема — это диаграмматическое представление иерархии сотрудников на основе их рангов и должностей, которые они занимают в компании. В большинстве случаев такие схемы составляются в виде древовидной структуры, что делает понятным даже для непрофессионалов, кто старше кого, какой сотрудник напрямую подотчетен какому руководителю, и как различные отделы компании работают совместно, чтобы упростить коммуникацию и обмен информацией.

Схема обычно показывает менеджеров и подчиненных, которые составляют организацию. Схема также показывает отношения между персоналом в организации, которые могут быть:

Линейные : прямые отношения между руководителем и подчиненным.

Это можно считать идеальным типом организационной схемы, который четко иллюстрирует отношения между сотрудниками и показывает их непосредственного руководителя.

Латеральные : отношения между различными отделами на одном иерархическом уровне.

Это дополнение к существующей организационной схеме, которое иллюстрирует отношения между сотрудниками разных отделов, занимающими один ранговый уровень, например, Генеральный менеджер – Бухгалтерия и Генеральный менеджер – Продажи. Латеральная схема показывает, как происходит коммуникация и как информация перетекает между отделами.

Штабные : отношения между управленческим помощником и другими областями. Помощник сможет предлагать советы линейному менеджеру. Однако у него нет полномочий над действиями линейного менеджера.

Эта схема показывает отношения между сотрудниками организации, занимающими управленческие должности, и их помощниками. Во многих компаниях ожидается, что помощники будут предлагать предложения своим руководителям, тем самым помогая им принимать плодотворные решения. Однако помощники не могут заставить своих старших действовать в соответствии с предложенным советом.

Функциональные : отношения между специализированными должностями и другими областями. Специалист обычно имеет полномочия настаивать на том, чтобы линейный менеджер выполнял любые его указания.

Функциональная организационная схема, иногда также называемая организационной схемой сверху вниз, — это еще одно графическое представление, показывающее людей одинакового ранга, работающих в разных отделах компании, и подчиненных/младших сотрудников, назначенных под ними.

Например, функциональная организационная схема может показывать людей с большим опытом работы в области ИТ и продаж, работающих в качестве генеральных менеджеров ИТ-отдела и отдела продаж фирмы соответственно. Та же схема может также рассказывать о других сотрудниках, назначенных для работы в подчинении этих генеральных менеджеров в их соответствующих отделах.

Обычно именно HR составляет организационную схему и обеспечивает ее постоянное обновление с учетом изменений в иерархической структуре компании.

Хорошо поддерживаемая организационная схема важна как для управленческого персонала, так и для вновь нанятых сотрудников. Хотя старшие могут проверить схему, чтобы увидеть количество сотрудников, работающих в компании или ее различных отделах, чтобы отслеживать численность, новые сотрудники могут использовать ее, чтобы узнать, какое лицо отвечает за какую задачу, и кому они должны отчитываться или обращаться за помощью при необходимости.

Подробная организационная схема играет жизненно важную роль в компании несколькими способами. Учитывая это, главный вопрос, который приходит на ум, это «Почему организации следует поощрять к наличию организационной схемы?»

Ответ прост.

Существует несколько преимуществ организационной схемы, таких как поддержание безупречного рабочего процесса среди сотрудников, обеспечение надлежащего канала связи между младшим и старшим персоналом и многое другое.

Некоторые из наиболее значимых преимуществ наличия организационной схемы в фирме включают:

Администрирование - Организационная схема помогает менеджерам и администраторам проверять должности, которые необходимо заполнить путем найма новых людей, оценивать количество заявок, находящихся в процессе и требующих внимания, существующих сотрудников, которые нуждаются в оценке или повышении, и т.д.

Иерархия - В компании с несколькими сотрудниками потерять след командной цепи довольно распространено. С обновленной организационной схемой становится легко как для администраторов, так и для их подчиненных оценить, от кого они должны требовать отчет и кто является правильным лицом для отчета соответственно.

Расширение персонала - Поскольку организационная схема дает общий обзор отделов, сотрудников и потребностей бизнеса, администраторам становится чрезвычайно легко оценить, когда компании нужно больше сотрудников для дальнейшего роста.

Как упоминалось ранее, организационная схема, которая иногда также называется Org Chart, обычно готовится и регулярно обновляется отделом кадров. Поскольку отдел кадров — это отдел в организации, который отслеживает всех сотрудников, именно эти люди, от которых администраторы, менеджеры и существующие сотрудники могут получить последнюю версию схемы.

Далее важно и культурно необходимо для каждого сотрудника, младшего и старшего, получить копию схемы, чтобы понимать роли и обязанности сотрудников, работающих в компании.

С помощью схемы люди, занимающие административные должности, могут оценить текущую численность фирмы, определить количество вакансий в организации и какой сотрудник (сотрудники) может быть повышен, чтобы освободить больше должностей для содействия росту бизнеса.

Аналогичным образом, подчиненные и вновь нанятые люди могут использовать схему, чтобы узнать, кому они должны отчитываться, и даже информировать себя о количестве отделов в компании и их структуре подчинения.

Ключевые моменты

1. Организационная структура

Организационная схема помогает построить и разработать организационную структуру для достижения бизнес-целей.

2. Должностная ответственность

Организационная схема может направлять сотрудников, чтобы они знали свои права и обязанности. Организационные схемы помогают разделить функции компании, предприятия или отдела.

3. Показать отношения

Она также показывает отношения между сотрудниками организации.

4. Эффективность работы

С организационной схемой легко определить, является ли рабочая нагрузка руководителя слишком большой. Легко определить, выполняют ли несвязанные лица работу нескольких разрозненных, не связанных между собой. Выяснить, является ли сотрудник некомпетентным в этой работе на важных должностях.

5. Производительность труда

Сделать так, чтобы каждый понимал свое место в организации и улучшить производительность сотрудников. Легко увидеть открытые каналы продвижения по службе. Некоторые менеджеры могут использовать инструмент организационной схемы для анализа бюджета, разработки рабочей команды и создания отчетов.

6. План работы

Другие отделы также могут понимать и улучшать координацию организации. Организационная схема часто описывает задачи сотрудников и какой менеджер отвечает за надзор за каждым сотрудником.

Ниже приведены несколько примеров организационных схем, которые помогут вам понять универсальность организационных схем.

Это пример организационной схемы для компании, которая состоит из генерального директора и двух вице-президентов. Из этой схемы легко увидеть, что есть 4 важных отдела, включая маркетинг, продажи, ИТ и команду дизайна.

В отличие от верхнего примера, эта организационная схема компании более сложна. Во-первых, Тим — генеральный директор, и есть вице-президент и менеджер. Но для основных отделов это должны быть отдел ИТ и отдел маркетинга.

Эту организационную схему легко понять — эта компания состоит из маркетинговой команды и ИТ-команды. Сотрудники каждой команды показаны напрямую.

Будучи HR, или даже если в вашей компании нет этого отдела, и вы единолично отвечаете за набор и управление персоналом, крайне важно понимать важность организационных схем и знать, что подготовка такой схемы вручную — утомительная задача. Поэтому было бы разумно использовать эффективный и надежный инструмент, чтобы упростить задачу создания схемы. Это также может устранить ошибки, которые могут возникнуть при выполнении вручную.

Одно такое приложение, которое было оценено многими профессионалами, — это EdrawMax. ExrawMax оснащен всеми необходимыми инструментами и значками, размещенными в различных библиотеках, чтобы помочь вам разработать красивую, оформленную и красочную организационную схему.

Кроме того, EdrawMax не ограничивается инструментами организационных схем. Он также позволяет рисовать диаграммы для различных других областей, таких как сетевая инфраструктура, планы этажей, блок-схемы и многое другое.

Дополнительные связанные

Организационная схема

Как создать организационную схему

Шаблоны организационных схем

Символы организационных схем