1. Что такое кросс-функциональная блок-схема?
A кросс-функциональная блок-схема это усовершенствованная версия типичных блок-схем с дорожками; кросс-функциональная блок-схема показывает, кто что и когда делает в диаграмме, похожей на сетку, состоящую из секций. Кросс-функциональные блок-схемы иллюстрируют взаимосвязь между шагами или этапами в процессе или деятельности и отдельными лицами, отделами или функциональными областями, ответственными за этот процесс.
Нажмите на изображение для редактирования. Источник: EdrawMax Online
2. Преимущества кросс-функциональных блок-схем
Кросс-функциональные блок-схемы широко используются во всех типах больших и малых организаций, софтверных компаниях и производственных предприятиях для документирования их процессов; некоторые из их преимуществ упомянуты ниже.
Обеспечивает ясность процесса
Кросс-функциональные блок-схемы проясняют процесс, улучшая его, определяя обязанности, роли каждого или часть в цикле, что помогает сократить неэффективность и обеспечивает плавное выполнение, делая его практичным и эффективным. Дорожки или секции в кросс-функциональной диаграмме представляют участников, большие команды и функциональные отделы, четко определяя их роли на конкретных этапах или частях процесса.
Сильная координация и коммуникация между командами
Для эффективного выполнения процесса без задержек, препятствий или ошибок все участники должны знать свои роли и время, чтобы задачи не пересекались. И именно это делают кросс-функциональные блок-схемы: они четко определяют роли каждого и делают коммуникацию и координацию сильной и ясной между всеми отделами или отдельными лицами.
Высокая эффективность
Кросс-функциональные блок-схемы дают четкое визуальное представление для контроля дублирования процессов и неэффективности. Блок-схемы помогают выявить сроки и проблемы, которые могут возникнуть в будущем; предварительное планирование и хорошая стратегия процесса будут выполняться хорошо без потери времени и ресурсов.
3. Общие символы кросс-функциональных блок-схем
Кросс-функциональные блок-схемы состоят из некоторых фигур и символов, представляющих часть или этап в процессе.
вОвальная форма в кросс-функциональной блок-схеме представляет начало и конец процесса.
вПрямоугольная форма изображает процесс в кросс-функциональной блок-схеме.
вПараллелограмм представляет поток информации, входящей и выходящей из системы.
вРомбовидная форма представляет решение; на этом этапе возникает вопрос и требуется принятие решения.
вСоединитель представляет поток последовательности во всей кросс-функциональной диаграмме.
Еще одна вещь, которая делает кросс-функциональную блок-схему уникальной среди других блок-схем, это то, что она состоит из строк и столбцов, образующих сетки представляющие работу или ответственность конкретного отдела.
4. Варианты использования и примеры кросс-функциональных блок-схем
Для лучшего понимания и работы кросс-функциональных блок-схем вы должны изучить некоторые из их применений или примеров в различных областях.
Пример 1: Бизнес
Возьмем пример процесса управления продажами в бизнесе. Здесь вы можете видеть, что для каждого отдела созданы отдельные сетки с их ролями и обязанностями. Отдел информации о клиентах делится информацией о заказе с менеджером по продажам, когда клиент оплачивает продукт и генерируется счет; с другой стороны, команда планирования ищет необходимые материалы для производства этого продукта. Как только продукт готов, он затем отправляется для доставки.
Пример 2: Финансы
Вот еще один пример кросс-функциональной блок-схемы нескольких отделов организации, но давайте теперь рассмотрим финансовый отдел; финансовый отдел включает семь подпроцессов или работ. Как показано на блок-схеме, финансовый отдел отвечает за контроль затрат, информацию и управление казначейством, расчеты и платежи, управление пошлинами и налогами, управление активами и самое важное - бухгалтерский учет.
Пример 3: Человеческие ресурсы
Эта диаграмма представляет собой кросс-функциональную блок-схему отдела кадров; отдел кадров имеет информацию о всей структуре предприятия, как показано на этой блок-схеме. Они проводят внутренний анализ, и если есть потребность в новых сотрудниках, начинается процесс набора. После отбора нового сотрудника ему назначаются обязанности, и ему выплачивается зарплата и другие льготы; кроме того, проводится обучение и развитие этого человека, где также оценивается его производительность.
Пример 4: Сервис
Это пример кросс-функциональной блок-схемы системы обслуживания клиентов. Здесь вы можете видеть, что несколько участников решают инициированные отзывы или жалобы. Когда система и человеческое вмешательство получают обратную связь, необходимо ответить на нее. Обратная связь записывается, и если требуется обслуживание для решения проблемы клиента, то дело передается операционной команде, которая решит проблему клиента.
Пример 5: Образование
Эта диаграмма представляет собой кросс-функциональную блок-схему процесса приема студентов в школу/колледж. Четыре участника (студент, администрация, регистратор, научный руководитель) участвуют во всем процессе, каждый выполняет свою работу. Студент сначала подает регистрационную форму для поступления, а затем администратор просматривает полный документ, если все в порядке. Документ передается регистратору для проверки. Если кандидат соответствует стандартам, он отправляется на факультет для окончательного утверждения. Если критерии не соблюдены, то кандидат отклоняется. Затем факультет выдает письмо о зачислении отобранному кандидату.
5. Как создать кросс-функциональную блок-схему?
После изучения некоторых примеров кросс-функциональных блок-схем, теперь вы полностью осведомлены об этом, пришло время научиться создавать ее.
1. Выберите подходящий шаблон
В соответствии с требованиями документируемого процесса должна быть выбрана его диаграмма или блок-схема. С помощью всех заинтересованных сторон, участвующих в деятельности, должна быть выбрана блок-схема в качестве основы для начала проектирования и документирования.
2. Соберите данные о процессе
Определите ресурсы, доступные в настоящее время, и то, что необходимо приобрести. С помощью всей команды следует обсудить основные сроки, время процесса, решения и альтернативы для лучшего документирования процесса.
3. Разработайте правильный рабочий процесс
После того как все необходимые данные собраны с важными деталями, пришло время создать вашу начальную блок-схему, которая придаст вашим собранным данным о процессе визуально привлекательный вид, понятный для понимания.
4. Работайте над своей диаграммой
Когда скелет процесса разработан, пришло время собрать вашу команду и получить их вклад, пересмотреть ошибки, выявить узкие места и дублирующиеся задачи. Протестируйте свою кросс-функциональную диаграмму, как только все будет завершено, чтобы обеспечить правильное выполнение процесса.
6. Онлайн-инструмент для создания кросс-функциональных блок-схем
Вы можете создать кросс-функциональную блок-схему в EdrawMax независимо от того, знаете ли вы дизайн и редактирование или нет. Кросс-функциональные диаграммы помогают в выявлении узких мест процесса и указывают, какой отдел несет за это ответственность. Кросс-функциональные диаграммы в основном используются, когда необходимо улучшить рабочий процесс организации. Это позволяет бизнесу точно определить источник проблемы. Хорошо детализированная кросс-функциональная диаграмма может идеально проиллюстрировать проблемное поведение, будь то из-за отсутствия ясности или неприятного сотрудника службы поддержки клиентов. Следовательно, важно перед выполнением процесса спроектировать его в блок-схеме, чтобы помочь всем заинтересованным сторонам в его реализации.
EdrawMax это простое в использовании программное обеспечение для создания диаграмм, которое может разработать идеальную детализированную кросс-функциональную блок-схему любого процесса. В EdrawMax можно создавать более 280 с лишним диаграмм. Программное обеспечение обогащено тысячами интересных функций, более 50 000 уникальных фигур и символов и тысячами предварительно разработанных шаблонов диаграмм. Программное обеспечение доступно для Windows, macOS, Linux, а также доступно его онлайн-приложение. Шаблоны, предлагаемые EdrawMax, помогают бизнесу в разработке профессиональных и фирменных блок-схем. Программное обеспечение имеет фантастические инструменты настройки и функции и полный контроль над макетами, цветами, формами, текстом и многим другим.
