1. Что такое диаграммы Swimlane?
A диаграмма swimlane, иногда также называемая swim lane diagram, использует символы и иконки блок-схем для представления сложных многоотдельных процессов, которые работают вместе для достижения цели. Простым примером может служить производитель одежды, где несколько отделов участвуют в выполнении таких задач, как закупка, стирка, пошив, упаковка и т.д., чтобы подготовить одежду, которая может быть продана потребителям.
Поскольку каждый отдел представлен своей собственной дорожкой на диаграмме, а несколько подразделений образуют несколько дорог, вся схема называется диаграммой Swimlane. Диаграмма swim lane может быть нарисована либо горизонтально, где дорожки (lanes) расположены одна под другой, либо вертикально, где они появляются рядом.
Нажмите на изображение для редактирования. Источник: EdrawMax Online
2. Атрибуты диаграмм Swimlane
Диаграммы Swimlane отличаются от стандартных блок-схем тем, что процессы в диаграммах swimlane сгруппированы по дорожкам. Каждая дорожка помечена участником, который отвечает за эту часть. Этапы процесса прописаны в соответствующих дорожках. Взаимосвязь шагов между дорожками демонстрирует, как различные участники взаимодействуют для эффективного продолжения процесса. Стандартные символы обеспечивают четкую связь между связанными дорожками при разработке диаграмм swimlane со сложными отношениями.
3. Использование диаграмм Swimlane
Теперь вы знаете, что такое диаграмма Swimlane, для лучшего понимания давайте рассмотрим ее использование;
Назначение задач
Диаграмма swimlane помогает донести и выделить, какие шаги или этапы назначены конкретным лицам, участвующим в процессе, помогая каждому заинтересованному лицу знать, кто за что отвечает.
Определение узких мест
Диаграммы Swimlane используются для определения узких мест и других неэффективностей, устранения избыточности между дорожками, перекрывающихся шагов, задержек процесса и других ограничивающих факторов, которые необходимо устранить, улучшая производительность и качество.
Моделирование процесса
Диаграммы Swimlane используются для структурирования данного процесса и учета растущих обстоятельств, таких как изменения в персонале или технологиях.
Организация рабочих процессов
Диаграммы Swimlane используются для создания формальной модели интеграции процессов между командами и отделами, что приводит к более точным и организованным рабочим процессам на постоянной основе.
4. Примеры диаграмм Swimlane и варианты использования
Пример 1: Бизнес
Это пример диаграммы swimlane интернет-магазина; Здесь вы можете видеть, что три участника участвуют (Клиент, Интернет-магазин, курьерская компания), каждый из которых связан друг с другом. Клиент или покупатель размещает заказ, и после оплаты печатается счет, после чего заказ отправляется. Если заказ отменяется, он затем отправляется обратно на склад
Пример 2: Разработка программного обеспечения
Пять участников участвуют в процессе (Клиент, отдел продаж, техническая поддержка, тестировщик, разработка). Клиент сообщает об ошибках, и если ошибка от отдела продаж, они должны ее устранить. Если есть техническая ошибка, проблема тестируется, после чего ошибка сообщается команде разработки. Проводится технический анализ, проблемы клиента решаются, затем берется обратная связь от клиента, и процесс завершается.
Пример 3: Образование
Четыре заинтересованных лица участвуют в процессе: Администратор, система SIS, учитель и студент. Система SIS и администратор отвечают за добавление новых студентов и загрузку статей, связанных с ежедневными лекциями, проводимыми в классе. Когда пользователь входит в систему, при успешном входе на экране появляется интерфейс виртуального класса.
Учитель отвечает за планирование занятий, отслеживание посещаемости студентов и публикацию уведомлений, когда необходимо сделать объявление. С другой стороны, студент отвечает за посещение занятий, изучение учебных материалов и чтение важных уведомлений.
Пример 4: Финансы
Финансовые отделы широко используют диаграммы swimlane для отображения своих финансовых процессов. Приведенная выше диаграмма разбивает весь финансовый процесс на три дорожки: ежедневные процедуры, процедуры конца периода и процедуры финансовой отчетности. Ежедневные процедуры включают; проводку исходного документа в главную книгу или общий журнал и создание ваучера.
Конец периода может быть концом месяца или концом года. Здесь ваучеры с предыдущих дней записываются в главную книгу, и все ваучеры подшиваются в файл ваучеров журнала.
Процедуры финансовой отчетности включают все задачи, которые необходимо выполнить для представления финансового отчета совету директоров или акционерам. Здесь пробный баланс, скорректированный пробный баланс, финансовые отчеты и заключительные проводки выполняются бухгалтерами, после чего компания закрывает свой финансовый период.
5. Преимущества использования диаграмм Swimlane
Некоторые из наиболее распространенных преимуществ использования диаграмм swimlane включают:
Прозрачность
Поскольку все шаги всех отделов, участвующих в процессе, появляются на одной иллюстрации, диаграмма Swimlane обеспечивает абсолютную прозрачность, тем самым устраняя любые шансы ошибок или путаницы в процессе достижения цели.
Четкая картина
Диаграмма swim lane может отражать четкую картину всей процедуры, которая практикуется для выполнения конкретной задачи. Обычно такая диаграмма очень полезна во время запуска проектов, где требуется тщательное планирование.
Устранение избыточности
Поскольку все подпроцессы видны на диаграмме Swimlane, устраняются шансы на то, что конкретная задача будет ошибочно повторена разными людьми или отделами.
Интеграция процессов
Используя диаграмму Swimlane, руководство, власти и администрация могут легко интегрировать задачи одного отдела с другим или объединить несколько процессов для экономии времени. Как только такое планирование выполнено на бумаге, внедрение становится относительно простым.
6. Как создать диаграмму Swimlane?
Создание диаграммы swimlane требует приличного количества планов, где несколько пунктов должны быть записаны перед тем, как взять лист бумаги для реального рисования. Некоторые ключевые моменты, которые следует иметь в виду до и во время подготовки диаграммы Swimlane, включают:
1. Оцените свои ожидания
Первое, что вы должны сделать перед началом работы с диаграммой Swimlane, — это понять и оценить, чего вы хотите достичь. Этот шаг важен, потому что весь ваш рабочий процесс будет зависеть от цели всей практики.
2. Фрагментация
Здесь вы должны решить, какой процесс и соответствующий подпроцесс попадут под какой отдел и будет ли этот отдел совершенно отдельным сектором на вашем производстве или будет работать как подразделение родительского раздела. В первом случае подразделение может быть представлено как отдельная дорожка swim lane на вашей диаграмме.
3. Проверка
После того, как план вашего производства завершен, вы должны инвестировать еще немного времени в его проверку и оценку, есть ли возможность для дальнейших улучшений, чтобы сделать процесс более эффективным и продуктивным.
После того, как все планирование выполнено, вы можете перейти к следующему этапу, где вы должны нарисовать диаграмму Swimlane для своего бизнеса. Приведенные ниже инструкции объясняют, как использовать эффективное приложение, такое как EdrawMax Online, веб-инструмент, для подготовки практической и четкой диаграммы swim lane с минимальными усилиями:
Шаг 1: Выберите шаблон диаграммы Swimlane
Получите 500 бесплатных AI-токенов
Запустите свой любимый интернет-браузер, перейдите на https://www.edrawmax.com/online/, войдите в свою учетную запись, если это еще не сделано, выберите Блок-схема из центральной панели, нажмите на плитку Кросс-функциональная вертикальная or Кросс-функциональная горизонтальная (используется здесь для демонстрации) в верхней части правой панели и выберите предпочитаемый шаблон диаграммы swim lane из нижнего раздела.
Шаг 2: Внесите необходимые корректировки
На следующей странице дважды щелкните любую из существующих фигур или меток в рабочей области, чтобы переименовать или изменить ее. При желании перетащите новые значки из левой панели и настройте их атрибуты с помощью инструментов, присутствующих в правой части страницы.
Шаг 3: Экспортируйте диаграмму
Нажмите Файл в верхнем левом углу страницы, перейдите к Экспорт из появившегося меню и выберите предпочтительный вариант из подменю, которое появится следующим, чтобы экспортировать Диаграмму Swimlane в предпочитаемом формате.
Важно: Вы должны быть осторожны при переименовании дорожки swim lane, которая есть на диаграмме. Неправильно помеченные дорожки или фигуры могут поставить под угрозу весь рабочий процесс, и вы можете столкнуться с несоответствиями после внедрения. Поэтому крайне важно следовать пунктам, объясненным в начале этого раздела, прежде чем вы действительно погрузитесь и начнете подготовку диаграммы Swimlane для своего бизнеса.
7. Онлайн-создатель диаграмм Swimlane
Диаграмма swimlane играет жизненно важную роль при планировании нового бизнеса или для повышения эффективности существующего. Кроме того, все может стать еще проще с эффективным инструментом для построения диаграмм, таким как EdrawMax, который не только экономит приличное количество времени. Он также предлагает бесплатные шаблоны для создания базовых и сложных диаграмм swim lane.
